גם אם יש לכם רעיונות מבריקים והעסק שלכם נמצא בתהליך צמיחה מיומו הראשון, אין הדבר מבטיח שתצליחו כלל! למעשה, כ-80% מהעסקים, גדולים או קטנים, נכשלים או נסגרים רק בגלל שהם לא מנהלים בצורה טובה את תזרים המזומנים שלהם .
לימוד על הטעויות הנפוצות בניהול תזרים המזומנים ועל דרכי ההימנעות מהן יעזור לכם להתקדם ולהצליח!
להלן הטעויות העיקריות בניהול תזרים מזומנים, תנסו להימנע מהטעויות הללו:
צמיחה עסקית לא מבוקרת
בעל עסק מסוים פנה אליי לאחר שהחליט להתנסות עם מודעות בפייסבוק. בחודש הראשון השקעתו במודעות הובילה להצלחה, ולכן הוא הגדיל את תקציב הפרסום שלו פי 5 במטרה להגדיל את הרווחים בסדר גודל דומה.
למרבה הצער, זה לא קרה. כמות הלידים שקיבל אכן עלתה, אך הוצאותיו המוגברות על הפרסום עלו על רווחיו, עד לרמת פגיעה בתזרים המזומנים של העסק שהצריכה ממנו לקחת הלוואה קצרת מועד כדי לכסות על ההוצאות.
הגדלת פעילות היא דבר טוב לעסק, אבל לפעמים צמיחה לא מבוקרת ומוגזמת יכולה להוביל את העסק לאבדון.
לצמיחה לא מבוקרת מתלוות הוצאות מיידיות עבור מתן שירות ומענה לקהל לקוחות גדול הרבה יותר, בתקווה שיאפשר הכנסה עתידית. ללא ניהול נכון של תזרים מזומנים ובניית תחזית עסקית ריאלית, אובדן של יותר מדי מזומנים ישפיע קשות על הפעילות היומיומית של העסק ולא יאפשר לכם לממש את ה"פוטנציאל" שיצרה הצמיחה הלא מבוקרת.
הוצאה רבה על מכירות
רבים מהעסקים הקטנים מוטרדים מאוד מגיוס לקוחות חדשים, עד כדי מוכנות למכור "בכל מחיר", גם אם מדובר במחיר הפסד. עם זאת, חשוב להבין שב"מחיר הפסד" לא נתייחס רק לעסקה מיידית, אלא לעלות הכוללת והתועלת הפוטנציאלית הכוללת של אותו הלקוח.
ישנם שני מדדים שכדאי לכם לזהות כדי להבין אם הלקוח שלכם עתיד לספק לכם את הרווח הרצוי:
המדד הראשון הוא 'עלות הרכישה' של הלקוח, כלומר הסכום שהוצאתם על מנת "להשיג" את הלקוח- עלות מוצרים, פרסום, שירות, כאשר את הפרמטרים הגדולים הללו ניתן לפרק לגורמים קטנים: למשל, עלות שירות יכולה לכלול את המשכורת של איש המכירות, סכום שהוצא בחיבור הנייד והאינטרנט שלו, עלות מושבו במשרד, העמלות שלו ועוד. פרמטרים אלה שקובעים את 'עלות הרכישה' עלולים להיות נסתרים, ואם לא יילקחו בחשבון ולא יבואו לידי ביטוי בתזרים המזומנים שלכם, תוכלו להגיע למצב של הפסד!
המדד השני הוא 'ערך החיים' של הלקוח, שהוא סך ההכנסות שהלקוח צפוי לייצר לאורך הדרך. יש לוודא שערך 'ערך החיים' יהיה גדול מ-'עלות הרכישה', ולהקפיד להעריך את "ערך החיים" של הלקוחות בצורה ריאלית, כדי שתוכלו לוודא שיותר כסף צפוי להיכנס מאשר לצאת. עסקים רבים מדשדשים בנקודה זו מכיוון שהם תופסים שיותר לקוחות = יותר רווח, דבר שלא בהכרח תמיד נכון- חשוב להבין מי הלקוחות שלכם.
הוצאה יתרה על 'עלות הרכישה' מבלי בדיקה מעמיקה על הלקוח עשויה להוביל לרכישת לקוחות קטנים שתשואתם מוגבלת.
אם לא תתנהלו כך, תשרפו יותר כסף ממה שאתם מרוויחים מבלי לדעת, ובסופו של דבר תשפיעו על תזרים המזומנים שלכם.
חישוב שגוי של רווחיות
ע"פ דוח תקופתי של מצב העסקים בישראל (2021), 67% מהעסקים נסגרים עקב בעיה ברווחיות.
פעמים רבות עסקים מרגישים שהם מרוויחים כמעט מכל עסקה שהם מבצעים, ונוטים להתחייב לעסקאות רבות, מה שיכול לייצר בעיות תזרימיות קשות- התשתית לכך עלולה לכלול הוצאות מרובות שיורידו את רווחיות העסקאות: עסק בריא ועתיר מזומנים יכול לרכוש משרד גדול יותר ולהשקיע יותר בשכירות או בשירותים מפוארים, מה שמגדיל את מספר העסקאות אך פוגם ברווחיותן, כך שהרווחיות הכוללת נפגעת.
ההתחלה יכולה להיראות מבטיחה, אך כאשר ההוצאות גדלות, יותר עסקאות לא מצליחות לפצות עליהן ותזרים המזומנים עלול להיפגע.
ביצוע תחזית לכלל ההוצאות וחישוב הרווח הנקי לאחר כלל ההוצאות הישירות והנלוות הכרחית לרווחיות העסק. אפשר להיות רווחי רק כאשר נשאר מספיק כסף בחשבונות הבנק לאחר תשלום של כל הוצאה, עקיפה ככל שתהיה.
התעלמות מהעונתיות של העסק
הטעות הפוטנציאלית הבאה מתייחסת לעסקים מסוימים שאין להם פעילות עקבית לאורך כל השנה. עסקים אלו מוצאים את עצמם עשירים מאוד במזומנים בעונות השיא שלהם, ובבעיות תזרימיות קשות בעונות הרגועות יותר.
כשהעונה עתירת המזומנים מתחילה, האופטימיות הנוצרת מהשפע עלולה להוביל להתחייבויות תקורה שיצרו החזרים שיהיה קשה להתמודד איתם בתקופות "החלשות יותר". בנוסף, בתקופות חלשות יותר בשנה, ישנה נטייה של בעלי עסקים לבצע הנחות והצעות ייחודיות (לעיתים גם במחיר הפסד) שמקטינות את הרווחיות ומקשות עוד יותר לעמוד בהתחייבויות.
תכננו את התכנית העסקית שלכם עם התייחסות ריאלית לכלל התקופות בשנה, הטובות יותר והטובות פחות כאחד (למשל, עסקים ללא פעילות בקיץ צריכים לחזות זאת כבר בתחילת השנה ולהיערך בהתאם).
גבייה באיחור
קבלת תשלומים מאוחרת כנגד החשבוניות שלכם עלולות לגרום לכם לבעיות רבות. זה אולי נשמע טריוויאלי, אבל כאשר לקוח שלכם מעכב את התשלומים, יהיה לכם קשה יותר לשלם לספקים שלכם, ובנוסף לכך תחויבו בתשלומי מס ומע"מ טרם קבלת התשלום! (ארחיב על כך בסעיף 6).
ספקים שלא ימתינו לתשלום הלקוחות ויידרשו תשלום מיידי יוכלו ליצור בעיית "הון חוזר" אשר מאפיינת עסקים רבים אשר תצורת העבודה שלהם היא "שוטף+". אם לא תנהלו זאת בצורה חכמה לא תוכלו לבצע הוצאות תפעול בקלות.
כאשר תבצעו מעקב על תזרים המזומנים שלכם, תקפידו על גבייה ותבנו את התחזית העסקית שלכם תוך התחשבות בבעיית "הון חוזר" (במידה ונדרש) – תוכלו להתגבר על הבעיה ולמנוע בעיות תזרימיות.
ניהול לא נכון של מסים
כולנו לא אוהבים לשלם מס, אבל זאת לא סיבה שיכולה לאפשר לכם להתעלם מהעובדה שעליכם לשלם מיסים רבים באופן תדיר – מס הכנסה, תשלומי מע"מ ומיסים נוספים, הם גורמים שעלינו להתחשב בהם בעת ניהול תזרים המזומנים.
אם לא תקפידו על מעקב תזרים מזומנים וניהול נכון של הכספים המיועדים למיסוי, אתם תופתעו כל חודש מחדש מתשלומי מיסים שלא צפיתם – דבר העלול לגרום לגירעון חודשי ולהוביל לריביות וקנסות במקרים גרועים יותר. תיעזרו באנשי מקצוע ובצעו חישובים מותאמים ומדויקים בתוכנית הפיננסית שלכם.
להיות לא מוכנים לבלתי צפוי
הוצאות בלתי צפויות שעלולות לפגוע קשות בתזרים המזומנים של כל עסק הן גורם שלאף אחד מאיתנו אין שליטה עליו.
בין אם מדובר בדברים קטנים כמו מחלה/פציעה של עובד, תאונת עבודה, או בדברים גדולים כמו מלחמה או אסון טבע (הקורונה, למשל), אינכם יכולים לחזות מה יפגע בעסק שלכם באופן בלתי צפוי.
תדאגו לתוכנית מגירה שתאפשר לכם לצמצם נזקים ממכות לא צפויות, כדי למנוע את קריסת העסק המוחלטת. אין שום סיכוי שתוכלו להימנע מאסונות בלתי צפויים, אבל עם קרן חירום, למשל, תוכלו לשמור על העסק פעיל באמצעות דאגה לצרכיו החיוניים.
הדרך הטובה ביותר לבטח את עצמכם מפני הבלתי צפוי היא ביטוח וחסכונות.
עלויות "נסתרות"
חלק מהעלויות נראות חסרות משמעות בהתחלה, אך בדרך כלל, מצטברות עם השנים וכאשר העסק גדל הן גדלות יחד איתו ויכולות לגרום לפגיעה בתזרים מזומנים של העסק.
עלויות שמתפספסות בקלות בקרב בעלי עסקים רבים הן כיסוי ביטוחי, דמי כרטיס אשראי, ריביות של בנקים, אישורים/רישיונות, הטבות עובדים באיחור, שכר טרחה מסחרי ומשפטי, קנסות ועוד.
חלק מהעלויות הנוספות קשה ולעיתים גם לא ניתן לצפות מראש, אך הן עלולות להיווצר ולהתרחב עקב חוסר ידע או חוסר מקצועיות.
חוסר תכנון לטווח הארוך
רוב העסקים לא מנהלים מעקב תזרים מזומנים אבל אלה שכן, מתמקדים בתזרים המזומנים היומיומי והחודשי ומתעלמים מחשיבות התכנון לטווח הארוך. זה כולל הכנת תוכנית פיננסית למשברים בעסק, בניית תקציב שנתי ותחזיות פיננסיות ריאליות. חוסר תכנון לטווח הארוך יכול להוביל להפתעות בלתי צפויות ולהוצאות לא מתוכננות שעלולות לפגוע בתזרים המזומנים.
הזנחת ניהול מלאי
עסקים שלא מנהלים נכון את מלאי המוצרים שלהם עלולים להיתקל בקשיים בתזרים המזומנים. מלאי יתר מייצר עלויות אחסון ומימון גבוהות, בעוד שחוסר במלאי יכול לגרום לאיבוד לקוחות והכנסות פוטנציאליות. ניהול נכון של המלאי באמצעות מערכות ממוחשבת וביצוע תחזית מדויקת של המלאי לצד ניהול התזרים יכול לשפר את תזרים המזומנים.
אם קראתם את הטעויות עד כאן, בוודאי הבנתם איך התנהלות פיננסית לקויה וחוסר ניהול תזרים מזומנים באופן שוטף עלולים להוביל לנזקים משמעותיים בעסק שלכם ואף לסגירתו. תוכנית פיננסית שמעריכה את כלל העלויות, בין אם מדובר בצרכים, תנאים או מחשבה עתידית, היא תמיד מועילה לעסק. תכנית שכזו תעזור לכם להיות מוכנים לכל מיני מצבים, ולא ליפול למלכודת של חריגות כמו בעיית ההון החוזר.
