אתם מבלים את ימי המנוחה שלכם בניסיון להספיק את רשימת המטלות הבלתי נגמרת?
קרה לכם שקפצתם בין פגישות למיילים כל היום ובסופו הבנתם שלא הספקתם לעשות שום דבר חשוב?
אתם מרגישים שאין לכם שליטה על הזמן שלכם ושאתם במרדף אחרי הזמן?
אתם טובעים במשימות בעסק שלכם ומתקשים להתקדם?
אתם לא מרוצים מההתנהלות היומיות שלכם ומרגישים כי יכולתם להספיק יותר?
אם עניתם בחיוב לאחת השאלות – כנראה שיש לכם בעיה בניהול עצמי ותיעדוף זמן.
לא משנה כמה אתם עסוקים, השתלטות על היום שלכם מסתכמת במיומנות אחת שכולנו יכולים לשפר- ניהול זמן. כולנו שמענו על זה, כולנו מנסים לתקן את זה וכולנו שונאים את זה. אבל כשעושים את זה נכון, זה באמת עובד – זה המפתח להצלחה.
קחו זמן כדי לפנות זמן!
השקיעו בכלים למעקב אחר זמן.
ישנם כלים טכנולוגיים רבים בהם אתם יכולים להשתמש כדי לעקוב אחר ההתנהלות שלכם ולנהל את עצמכם כמעט בכל תחום – תדירות ומשך פגישות, אירועים חוזרים, ימי הולדת, ואפילו תזכורות יומיומיות פשוטות של לשתות מים או לקחת את הכדור הקבוע.
תוכנות ואפליקציות מעקב אחר זמן מאפשרות לכם להעריך במהירות כמה זמן לוקחת משימה מסוימת ועל כן להעריך ביעילות כמה זמן ייקח לכם לעשות את המשימה בפעם הבאה.
אם תנהלו את זמנכם, תתכנו ותתעדפו את היומיום שלכם, תוכלו להתחיל לנהל את חייכם ביעילות.
אני מבין שזה נשמע קל יותר לומר מאשר לעשות, אבל כפי שאני אומר לאנשים ולעסקים שאני מאמן – זה אפשרי. כל עוד אתם מנהלים את עצמכם ואת זמנכם באופן מבוקר לפי עקרון "הדחוף – חשוב" (אסביר בהמשך) אין ספק שתצליחו להוסיף לעצמכם עוד כמה שעות ביממה.
עקרון הדחוף-החשוב: "מטריצת אייזנהאואר"
דווייט ד'אייזנהאואר נשיא ארה"ב ה-34 אמר:
"מה שחשוב הוא לעתים רחוקות דחוף ומה שדחוף הוא לעתים רחוקות חשוב."
הודות לאייזנהאואר, עקרון "הדחוף-חשוב" של סטיבן קובי שמהווה שיטה לתיעדוף משימות התפרסם והפך לפופולרי בקרב אנשים אפקטיביים במיוחד, בפרט בקרב מנהלים מצליחים.
אייזנהאואר, בדיוק כמו רוב האנשים המצליחים כיום, העריך לעתים קרובות את הדחיפות והחשיבות לפני שקיבל החלטה ונמנע מהתעסקות בדברים ש"לא היו שווים את הזמן שלו".
אז מהו עקרון הדחוף-חשוב (שיטת אייזנהאואר)?
במילים פשוטות, זהו כלי ויזואלי שבו אתם מתעדפים את משימותיכם על סמך סדרי דחיפות / חשיבות – עיקרון פשוט שישנה את ההתנהלות שלכם ב-180 מעלות.
המטריצה של אייזנהאואר מורכבת מארבעה רבעים ונראית כך:
דחוף/חשוב (הרביע ה-1)
תחשבו על משבצת זאת כעל דברים הכרחיים ובעלי חשיבות גבוהה שיש לבצע ממש ברגע זה.
משימות אלה יכולות לנבוע כתוצאה ממשבר או ממצב חירום (בעיות דחופות, מועדים מיידיים, דרישות של הרגע האחרון) או כתוצאה מדד ליין מתקרב לאירוע משמעותי (הכנות לפגישות פרויקט או ניהול והשתתפות בהן, משימות מרביע 2 שנדחו).
בעת ניהול זמנכם, משימות ברביע זה הן בעדיפות הגבוהה ביותר מכיוון שהן דחופות וחשובות כאחד.
לא דחוף/חשוב (הרביע ה-2)
רביע זה מתמקד בכל מה שאנחנו רוצים וצריכים להקדיש לו את זמננו (אך רובנו, באופן מצער, לא מספיקים להגיע אליו).
משימות ברביע 2, הן לרוב משימות שלוקחות זמן אך הן קריטיות לצמיחה והצלחה בכלל התחומים. משימות אלו יכולות להיות: מניעת בעיות בטרם עת, פיתוח עצמי, בניית מערכות יחסים איכותיות, יצירת הזדמנויות חדשות ודאגה לעצמכם.
דחוף/לא חשוב (הרביע ה-3)
את רביע זה, אני אוהב לכנות "זולל הזמן" או במילים אחרות – במקום זה נמצאות המשימות והעיסוקים שגורמים לנו להרגיש עסוקים, כשבפועל אנחנו לא מפיקים מהן תועלת.
לרוב עיסוקים אלה "שואבים" את זמננו במהלך היום וגורמים לנו לסיים את היום ב-"עייפות לאחר עשייה" מבלי שבכלל התחלנו לבצע את מה שהתכוונו לעשות.
משימות ברביע זה יוצרות בנו צורך בביצוע מידיי כי הן דחופות (שיחות נכנסות או מיילים, פגישות, הפרעות, דו"חות או צרכים או בעיות של אנשים אחרים) אך בפועל מדובר ב"משימות מזויפות" שניתן ואף מומלץ להימנע.
לא דחוף/לא חשוב (הרביע ה-4)
המשימות בעדיפות הנמוכה ביותר נמצאות ברביע האחרון, עבור האנשים "שנלחמים" במהלך היום שלהם ברביעים 1 ו-3, אל הרביע הרביעי יש נטייה לברוח כדי לגלול ברשתות החברתיות, לגלוש באינטרנט או להתעסק בכל פעילות שבמקורה בדחיינות אחרת, כדי לברוח מהתמודדויות היומיום אך בכל זאת "להרגיש עסוקים".
הרביע הזה כולל גם 'עומס בעבודת שגרה' שמכיל בין היתר, שיחות ומיילים שאין להם השפעה ברורה על צרכי מקום העבודה או הצרכים האישיים שלכם.
3 שלבים להפוך למומחים בניהול זמן
במבט חטוף על המטריצה שהצגתי לכם, לא קשה להפריד את המשימות שלכם. מה שאתם צריכים לשאול את עצמכם מסתכם בשתי שאלות: "האם משימה זו חשובה?" ו-"האם המשימה הזו דחופה?". אך זה לא הכל.
היכולת לנהל סדר עדיפות נכון עדיין לא הופכת אתכם למומחים לניהול זמן – זוהי רק תשתית שתסייע לכם בעבודה על ניהול זמנכם.
הקושי האמיתי מגיע ביישום המטריצה בחיי היומיום שלכם, במיוחד כאשר משימות נוספות הופכות ל-"דחופות" ושוב אתם עלולים למצוא את עצמכם בדילמת הדחוף/חשוב שהייתם בה בעבר.
כדי לוודא שאתם מייעלים את זמנכם כך שתוכלו להתמקד בדברים החשובים בחייכם או בניהול העסק שלכם, אני מציע שלושה צעדים שעליכם לבצע כדי לתעדף ולשפר את הפרודוקטיביות שלכם.
שלב 1: הבנת המטריצה
שלב זה נראה תמוה, אך – הוא חשוב. אם אתם לא באמת מבינים את הרעיון של דחיפות לעומת חשיבות, אתם תתקשו להשתמש במטריצה ולראות את התוצאות הרצויות. שימוש נכון בכלי זה יכול למנף את האפקטיביות שלכם לרמות חדשות, אך עליכם להשתמש בו בתבונה.
שלב 2: העריכו איפה אתם נמצאים
כפי שאמרתי קודם, קל להפריד את המשימות שלכם לרביעים, אך מידע זה אינו מועיל אם אינכם משתמשים בו לביצוע השינויים הנדרשים ביומיום שלכם.
עליכם להעריך היכן אתם נמצאים כעת, הסתכלו על היומן שלכם והביטו בלוח הזמנים שלכם – סקרו גם את מה שאתם עושים במשך השבוע ולא בהכרח מצוין ביומן וחשבו את אחוז השעות בהן אתם משקיעים בכל רביע – היכן אתם מבלים את רוב זמנכם?
האם אתם עסוקים כל הזמן בכיבוי שריפות העוסקות במשימות הדורשות את תשומת ליבכם? או שאתם מבלים את עיקר זמנכם בעבודה בעלת ערך רב, בניית מערכות יחסים ויצירת הזדמנויות חדשות?
מרבית האנשים עסוקים ב"כיבוי שריפות" ומבזבזים את זמנם ברביע ה-4, כך שהם מרגישים "עסוקים" אבל בפועל הם לא.
שלב 3: תיישמו את השיטה
זהו השלב המכריע (והקשה ביותר). למעשה זה השלב המפריד בין מרבית האנשים לבין האנשים שאתם מסתכלים על ניהול הזמן שלהם בהשתאות ובפליאה. ליישם את המטריצה וליצור הרגלים חדשים בחייכם דורש מסירות ונחישות, וכרוך בניסוי וטעיה במטרה להגיע לאיזון ולניהול נכונים של זמנכם.
לאחר שהבנת את הרעיון והערכתכם היכן אתם מבלים (או מבזבזים) את רוב זמנכם, תוכלו להתחיל לתעדף ולהיות פרודוקטיביים יותר בכל תחומי חייכם.
ולסיום, מספר טיפים שיעזרו ביישום המטריצה:
רביע 1 – ניהול
אינכם יכולים להתחמק מהמשימות הדחופות והחשובות לכן עליכם לנהל אותן.
בצעו משימות בצורה היעילה ביותר, ואם ניתן – האצילו אותן על מישהו שאתם סומכים עליו. אתם רוצים כמה שפחות משימות ברביע ה-1 , פנו את זמנכם כדי שתוכלו להתמקד ברביע השני.רביע 2 – התמקדות
האנשים היעילים ביותר מבלים 80% מזמנם ברביע זה!
זהו הרביע בו תרצו לבלות את רוב זמנכם, כך שמומלץ להקדיש מאמץ ומחשבה לפינוי זמנכם כדי להגיע לעסוק במשימות הכוללות בו. ככל שתהיו יעילים יותר, כך יהיה לכם יותר פנאי להקדיש את זמנכם למשימות ברביע זה.אל תזניחו את המשימות הללו, תציינו אותן ביומן, תבצעו אותן שאתם בשיא האנרגיה שלכם ועם כמה שפחות הסחות דעת – אל תזניחו את עצמכם ואת הדברים החשובים באמת.
רביע 3 – הימנעות
משימות אלו עשויות להיראות דחופות אך הן אינן חשובות בהסתכלות כוללת, לעתים קרובות הן אף אינן תורמות להשגת מטרותיכם. ממשימות אלה עדיף להימנע או להשלים ביעילות רבה ככל האפשר.
נסו לחבר משימות דומות מסוג זה יחד והקצו שעות ספציפיות ביום להשלמתן (למשל; מיילים והודעות), אך הרחיקו אותן מכם בעת ביצוע משימות חשובות – אם צריך הוציאו החוצה וכבו את הטלפון שלכם בעת השלמת עבודה חשובה.רביע 4 – הגבילו את עצמכם
פעילויות אלה אינן דחופות ואינן חשובות ולכן מיותר להקדיש להן זמן. אני ממליץ להימנע לחלוטין או עד כמה שניתן ממדיה חברתית, קריאת חדשות וכו'.
הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא להבין מה גורם להרגל שלכם לחזור למדיה החברתית שוב ושוב ולהחליף את ההרגל בהרגל חיובי ואפקטיבי יותר. אם בכל זאת יש לכם קושי להימנע מכך, נסו להגביל את עצמכם לשעות מסוימות ביום (הפסקות הצהריים או "זמנים מתים" כמו המתנה בתור).
כשמדובר בהפרעות כתוצאה מעומס בעבודה שאינכם יכולים להימנע לחלוטין – הגבילו אותן: למדו לומר לא לבקשות חסרות טעם ותייעלו את המקומות שניתן למנוע "בעיות" שמובילות להפרעות בסדר יום שלכם.
כדי להפוך למומחים בניהול זמן עליכם לתת עדיפות לעיסוקים שלכם באמצעות המטריצה הדחופה-חשובה ולהתחיל לעבוד על משימות המספקות את הערך הגבוה ביותר עבורכם.
רק כאשר תגבילו את הזמן שאתם משקיעים בתגובה למשימות דחופות ולצרכים של אנשים אחרים תוכלו להתחיל לעבוד על הזדמנויות חדשות שיעזרו לכם להתקדם משמעותית לקראת מטרותיכם.
ניהול זמן אין משמעותו, חיים אינטנסיביים ולחוצים – חשוב שתקפידו על איזון נכון בין קריירה/עבודה לחיים הפרטיים.
