אפקטיביות ויעילות
יעילות ואפקטיביות הן שני קריטריונים שונים להתנהלות השוטפת:
אפקטיביות – הבחירה לעסוק בדברים הנכונים.
יעילות – מידת האופטימליות בה מתבצעים התהליכים שכבר בחרתם לעסוק בהם.
לדוגמה: ביצוע ספירת מלאי, מסוג הפעולות השכיחות בעסקים רבים.
במידה וגייסתם את כלל העסק לביצוע ספירת מלאי, העובדים עובדים בסנכרון והמשימה מתבצעת באופן מהיר ומוצלח, ביצעתם את משימתכם ביעילות. אך מנגד, תוכלו לשאול את עצמכם: האם הפעולה הייתה אפקטיבית?
כלומר, האם היה הכרחי לבצע את הפעולה הזו כעת, להבדיל מפעולות אחרות? האם ספירת המלאי הייתה צעד אחד מתוך סדרת צעדים מחושבת המכוונת אתכם להצלחה עסקית אופטימלית, ולמימוש מקסימום הפוטנציאל של העסק?
אפקטיביות או יעילות
תחשבו על עסק בו העובדים יעילים אך אינם אפקטיביים. הם אמנם יבצעו את עבודתם במהירות – אך ייתכן ויתנו עדיפות לתחומים שגויים. האם זה משרת את העסק?
לחלופין, עסק בו העובדים אפקטיביים אך אינם יעילים, במקרה זה הם יתנהלו בכיוון נכון ומוצלח אך לא יבצעו את העבודה במהירות הנדרשת ולא יגיעו לתוצאה אופטימלית גם הם.
כדי שהעסק שלכם יתנהל בצורה מיטבית ויגשים את מטרותיו ואף מעבר להן, עליכם לפעול גם ביעילות וגם באפקטיביות.
מהו עסק אפקטיבי ויעיל?
אם אפקטיביות היא הבחירה לעסוק בדברים הנכונים ויעילות היא לעשות את הדברים נכון, עליכם למצוא את הדרך לשלב בין השתיים!
כבעלי העסק אתם אחראים ליצור את הפוקוס בעסק. כדי ליצור אפקטיביות, עליכם ליצור בהירות לגבי מה אתם רוצים שיהיו מטרות העסק ולהתוות אסטרטגיה נכונה להשגתם, כלומר מה ייחשב כהצלחה ובהתאם לכך – להגדיר זאת לכל מי שאמור לעזור לכם לעשות את זה. כדי לייצר יעילות, עליכם לדאוג לעובדים מוצלחים בעלי מוטיבציה גבוהה ויכולות המותאמות לתפקיד אותו הם מבצעים.
עסקים נטולי אסטרטגיה מוצאים את עצמם עוסקים רב הזמן ב-"כיבוי שריפות" ופעילות עסקית שהם "חייבים" לעשות. עסקים אלה "מתנהלים יותר מאשר מנוהלים". בעל עסק שכל הזמן חושב מה הוא "חייב" לעשות, באמת יהיה חייב, בסופו של דבר, לעשות הרבה. המחיר של היעדר תכנון קדימה ומיקוד בבעיות "המיידיות", עשוי להיות בעיות חמורות אף יותר שעלולות להיווצר בעתיד.
אתן לכם כמה דוגמאות לדברים מרכזיים בעסק שצריך לדאוג לנהל בצורה סדורה כחלק מהאסטרטגיה של העסק:
- תקציב
- יעדים
- ניהול קשרי לקוחות
- KPI – מדדים לבקרת איכות
- מחירון ותמחור
- גבייה
- תזרים מזומנים
- מערך שיווק
בניית עסק יעיל ואפקטיבי זה דבר שלוקח זמן. כדי להגיע לשם, אתן לכם טיפ חשוב- בבניית האסטרטגיה העסקית, התמקדו במה יותר אפקטיבי "כבסיס" לעשייה ולאחר מכן בפעולות העסקיות "ברמה הטקטית" התמקדו בעשייה יעילה – לעובד וגם לכם, קל יותר לעבוד ביעילות כאשר הדרך ברורה.
לכן, התחילו בהתמקדות באפקטיביות ובניית אסטרטגיה סדורה להשגת יעדי העסק הכוללת את סדרי העדיפויות, ולאחר מכן עברו להתמקד ביעילות העסק על ידי השקעה באוטומציה וניהול נכון של העובדים שלכם (בלי לזנוח את האפקטיביות כמובן).
