גיוס עובדים לעסקים וחברות

גיוס עובדים לפי ערכים ואופי

• הגדרת פרופיל המועמד האידיאלי – חשוב להגדיר מראש את התכונות והערכים החשובים לעסק שלכם. יש לשים דגש על ערכים אישיים ואופי, ולא רק על ידע וניסיון מקצועי.
  • מדוע זה חשוב? עובדים שמתאימים לערכים ולתרבות של העסק יהיו נאמנים יותר ויתרמו לאווירה חיובית ושיתופית.
  • איך עושים זאת? בראיון עבודה, יש לשים דגש על השאלות שמגלות את האופי של המועמד והערכים שלו, ולא רק על ההיסטוריה המקצועית שלו. לדוגמה, ניתן לשאול שאלות כמו "כיצד אתה מתמודד עם אתגרים?" או "איך אתה משפר את סביבת העבודה שלך?"

אפיון תפקיד נכון

• תכנון ואפיון התפקיד – חשוב לאפיין את המשרה לפני גיוס העובד באמצעות השאלות הבאות:
  • מהי תכלית התפקיד?
  • אילו משימות ופעולות כלולות בתפקיד?
  • אילו סמכויות ותחומי אחריות נכללים בו?
  • אילו ממשקים נדרשים (עם מי העובד יהיה באינטראקציה)?
  • איזה ידע וניסיון נדרשים לתפקיד, ואילו דברים ניתן ללמוד תוך כדי תנועה?
  • אילו מאפיינים אישיותיים נדרשים (למשל: אחריות, יוזמה, סדר וארגון, מקצועיות, יכולות תקשורת)?
  • מהו התקציב למשרה (כמה ניתן לשלם לעובד החדש)?

מודל שכר לשימור עובדים

כדי לשמר עובדים איכותיים ולמנוע תחלופה גבוהה, יש ליצור מודל שכר שמאזן בין תגמולים לביצועים לבין יציבות כלכלית לעובדים:

• שכר בסיס – מתן שכר בסיס תחרותי שמספק ביטחון כלכלי לעובד.
• בונוסים ותמריצים – בונוסים מבוססי ביצועים, תגמולים עבור עמידה ביעדים ותמריצים עבור הצלחות יוצאות דופן.
• הטבות נוספות – מתן הטבות כגון ביטוח בריאות, קרן השתלמות, ימי חופשה נוספים והכשרות מקצועיות , לתת EXTRA לעובד יגרום לו לתת EXTRA לעסק שלכם.
• תוכניות פיתוח:
  • פיתוח אישי ומקצועי – הכשרות מקצועיות, סדנאות והדרכות לשיפור יכולות ומיומנויות.
  • מסלולי קידום – הגדרת מסלולי קידום ברורים ותוכניות פיתוח קריירה אישיות לעובדים, תראו לעובד שיש לו לאיפה לשאוף ושהוא יכול להתקדם בתוך העסק שלכם.

יעדים ומדדים

כדי לוודא שהעסק מתקדם בכיוון הנכון, יש להגדיר יעדים ומדדים ברורים:

• הגדרת יעדים

  עלינו להגדיר מראש מהן התוצאות שאנו שואפים להשיג עם העובדים. היעדים יכולים להיות קשורים לביצועים, מכירות, שביעות רצון לקוחות, זמן תגובה ועוד. היעדים צריכים להיות ברורים, מדידים ובר השגה.

  • פירוט יעדים – לדוגמה, אם מדובר במכירות, יעד יכול להיות לבצע X מכירות ולאחר חודש הגדלת המכירות ב-20%. אם מדובר בשירות לקוחות, יעד יכול להיות שיפור זמן התגובה לפניות לקוחות לשעתיים. אם מדובר בתפקיד טכני, יעד יכול להיות סיום פרויקטים בטווח הזמן שנקבע.
  • מודל תגמול – כדי לעודד את העובדים לעמוד ביעדים, ניתן להשתמש במודל תגמול מבוסס ביצועים. לדוגמה, בונוסים חודשיים על עמידה ביעדים, או תמריצים כספיים עבור כל מכירה נוספת מעבר ליעד. עבור תפקידים שאינם מכירות, ניתן להעניק בונוסים על עמידה בזמנים, שביעות רצון לקוחות, או יוזמות שהעובד מציע.

• הגדרת מדדים

  כדי לוודא שאנחנו מתקדמים בכיוון הנכון, יש להגדיר מדדים ברורים שיעזרו לנו למדוד את ההתקדמות וישתלבו עם מדדי ה-KPI של העסק. המדדים צריכים להיות קשורים ישירות ליעדים שהוגדרו:

  • מדדים כמותיים – מספר מכירות, מספר פניות שטופלו, מספר פרויקטים שהושלמו.
  • מדדים איכותיים – שביעות רצון לקוחות, איכות השירות, דיוק המידע שנמסר.

• מנגנון מעקב ובקרה

  יש להגדיר דרכים ברורות למעקב אחר המדדים. לדוגמה:

  • קיום פגישות שבועיות או חודשיות לעדכון ומעקב אחר התקדמות.
  • הכנת דוחות תקופתיים לסיכום הנתונים והביצועים.

תכנון שבועי וחודשי

ניהול שוטף דורש תכנון מוקפד של זמני העבודה והמשימות:

• שבוע עבודה לדוגמה – יש להגדיר כמה פגישות צוותיות ואישיות מתקיימות, מתי הן מתקיימות, ואיך מתבצעת חלוקת המשימות והעבודה.
• חודש עבודה לדוגמה – יש להגדיר אילו פרויקטים או משימות חודשיות יש לסיים, מתי מתקיימות ישיבות הנהלה, ואיך מתבצעת בקרה על התקדמות.

פגישות צוות ואישיות

• פגישות צוות – יש לקיים פגישות צוות שבועיות או דו-שבועיות לשיתוף מידע, עדכון על התקדמות, פתרון בעיות ושיתוף פעולה בין העובדים.
• פגישות אישיות – יש לקיים פגישות אישיות עם כל עובד באופן קבוע (שבועי או חודשי) לבדיקת התקדמות, הצבת יעדים אישיים ומתן משוב.

מנגנוני שליטה ובקרה

יש להגדיר מנגנונים שיבטיחו שליטה ובקרה יעילים על עבודת העובדים:

• דיווח שוטף – יש להגדיר איך מתבצע הדיווח השוטף ולמי. מה מעדכנים את בעל העסק או כל גורם אחר.
  • מידע חשוב – איזה מידע חשוב לדעת כדי לוודא שהכל בוצע ותקין (כמו ביצוע משימות, עמידה ביעדים, בעיות שצצו).
  • תדירות דיווח – באיזו תדירות חשוב לקבל את הדיווח (פעם בשבוע, פעם ביום, כמה פעמים ביום).
  • פורמט דיווח – באיזה פורמט יהיה נכון לקבל את הדיווח? מייל, אקסל, מערכת CRM  וכו'
• משוב ושיפור – חשוב לקיים משוב תקופתי לעובדים כדי לעדכן אותם על התקדמותם, לתת הכרה על הישגים ולסייע בשיפור נקודות חולשה. המשוב צריך להיות מבוסס על הנתונים והמדדים שהוגדרו.

תיק הכשרות

תיק הכשרה/חפיפה הוא כלי חשוב להכשרת עובדים חדשים בצורה יעילה:

• הקלטת שיחות לדוגמה – הכינו דוגמאות מוקלטות של שיחות או תסריטי מכירה להדרכה.
• תסריטי מכירה – יצירת תסריטים כתובים למכירה ולשירות לקוחות.
• נהלים ברורים ומפורטים – לכל משימה יש להכין נהלים ברורים שיאפשרו לעובד להבין את הדרישות בצורה הטובה ביותר.
• הדרכה על מערכת ה-CRM –  יש לספק הדרכות והנחיות ברורות לשימוש במערכת ה-CRM.
• הקלטת מסך מחשב – הדרכות וידאו להדגמת פעולות וממשקי עבודה.
• תיעוד במערכת – הנחיות מפורטות לתיעוד מדויק במערכת.
• מבחנים והערכות – יש לכלול מבחנים או הערכות שיעזרו למדוד את התקדמות העובד בתקופת ההכשרה.

כניסה לעבודה

כניסה חלקה של עובדים חדשים לעבודה היא חיונית לשילובם המוצלח בארגון:

• קליטת העובד – תהליך קליטה מסודר כולל קבלת פנים חמה והצגת העובד לצוות ולמקום העבודה.
• העברת אחריות – יש להגדיר בבירור את תחומי האחריות והמשימות של העובד החדש ולוודא שהעובד מבין אותם.
• מתן כלים לעובד – יש לוודא שהעובד מקבל את כל הכלים והמשאבים הנדרשים לביצוע תפקידו.
• מנטורינג וחניכה – יש להצמיד לעובד החדש מנטור או עובד ותיק שילווה אותו בתקופת ההשתלבות הראשונה ויהיה זמין לשאלות ולעזרה.
• פגישות מעקב – קיום פגישות מעקב תקופתיות עם העובד החדש לבדיקת התקדמות, מתן משוב והכוונה לפי הצורך.

גיוס עובדים והכשרתם דורש תכנון מוקפד, הגדרת יעדים ומדדים ברורים, קיום פגישות צוות ואישיות, שימוש במנגנוני שליטה ובקרה יעילים והכשרה נכונה. כל אלה יבטיחו את הצלחת העסק ויתרמו לשיפור מתמיד של ביצועי העובדים והעסק כולו.

שיהיה בהצלחה!